Notice d’information relative au formulaire de contact
Conformément à l’article 13 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD)
Notice d’information relative au formulaire de contact
Conformément à l’article 13 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD)
Les sociétés appartenant au groupe d’entreprises Var Group S.p.A. (ci-après également dénommées « les co-responsables du traitement » ou « les Parties »), à savoir la société mère Var Group S.p.A. et les sociétés qu’elle contrôle directement ou indirectement, souhaitent informer les utilisateurs des modalités et conditions dans lesquelles leurs données à caractère personnel sont traitées. (lien co titulaires: https://www.vargroup.com/it-IT/Contitolari)
La présente notice d’information concerne exclusivement les données à caractère personnel collectées via le formulaire de contact disponible sur ce site.
Les sociétés du groupe Var Group S.p.A. agissent en qualité de responsables conjoints du traitement au sens de l’article 26 du RGPD, en ce qu’elles déterminent conjointement les finalités et les moyens des traitements décrits dans la présente notice, notamment via des outils et infrastructures mutualisés au niveau du groupe. Cette co-responsabilité est encadrée par un accord interne dont les éléments essentiels sont accessibles sur demande (voir section 8). Le traitement des données peut être effectué par des personnes spécialement autorisées et formées à cet effet par les co-responsables.
Les utilisateurs du présent site ont la qualité de « personnes concernées » au sens du RGPD, c’est-à-dire les personnes physiques auxquelles se rapportent les données faisant l’objet du traitement.
1. Finalités et base juridique du traitement
Les données à caractère personnel collectées via le formulaire de contact font l’objet de traitements distincts selon trois finalités, chacune associée à une base juridique propre.
1.1 Gestion de la demande de contact
Les données communiquées par les utilisateurs sont traitées aux fins exclusives de répondre à leur demande d’informations ou d’assistance.
Base juridique : exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée, conformément à l’article 6, §1, b) du RGPD.
Caractère obligatoire des données : les données identifiées comme obligatoires dans le formulaire sont nécessaires au traitement de la demande. À défaut, les co-responsables ne seront pas en mesure d’y répondre.
1.2 Envoi de communications commerciales et promotionnelles
Sur la base du consentement spécifique et facultatif exprimé par l’utilisateur, les co-responsables pourront traiter les données à des fins d’envoi de communications commerciales et promotionnelles relatives aux services et produits des sociétés du groupe Var Group S.p.A., ainsi que de messages d’information relatifs à leurs activités institutionnelles.
Base juridique : consentement de la personne concernée, conformément à l’article 6, §1, a) du RGPD.
Caractère facultatif : ce consentement est entièrement facultatif, sans incidence sur le traitement de la demande de contact. Il est matérialisé par une case à cocher non précochée dans le formulaire.
Retrait du consentement : le consentement peut être retiré à tout moment via le lien de désinscription figurant dans chaque communication ou en écrivant à : digitallaw&[email protected]. Le retrait est sans effet sur la licéité des traitements antérieurs.
1.3 Communication des données à des sociétés partenaires
Sur la base du consentement spécifique et facultatif exprimé par l’utilisateur, les données à caractère personnel pourront être communiquées à des sociétés tierces partenaires relevant des catégories suivantes : intégrateurs de solutions informatiques, éditeurs de logiciels, hébergeurs et fournisseurs de services cloud, spécialistes en cybersécurité, opérateurs ERP et solutions de gestion d’entreprise, sociétés de conseil en transformation digitale.
Base juridique : consentement de la personne concernée, conformément à l’article 6, §1, a) du RGPD.
Caractère facultatif : ce consentement est entièrement facultatif et distinct du consentement visé au point 1.2. Il est matérialisé par une case à cocher non précochée dans le formulaire.
Retrait du consentement : le consentement peut être retiré à tout moment en écrivant à : digitallaw&[email protected]. Le retrait est sans effet sur la licéité des traitements antérieurs. Il n’affecte pas les traitements autonomes effectués par les sociétés partenaires ayant reçu les données antérieurement au retrait, lesquels relèvent de leurs propres politiques de confidentialité.
2. Modalités et durées de conservation des données
Le traitement est effectué par le personnel des co-responsables spécialement autorisé et formé, à l’aide d’outils informatiques, télématiques ou papier, dans le respect des mesures techniques et organisationnelles garantissant la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données, conformément à l’article 32 du RGPD.
Les données sont conservées conformément au principe de limitation de la conservation prévu à l’article 5, §1, e) du RGPD. Les durées applicables sont les suivantes :
Gestion de la demande de contact : durée nécessaire au traitement de la demande, puis archivage intermédiaire d’un (1) an maximum à compter de sa clôture.
Communications commerciales et promotionnelles : trois (3) ans à compter du dernier contact actif avec la personne concernée, ou jusqu’au retrait du consentement si celui-ci intervient avant ce délai.
Conservation par Var Group post-transmission partenaires : trois (3) ans à compter de la date de transmission aux sociétés partenaires concernées, ou jusqu’au retrait du consentement. La conservation ultérieure effectuée de manière autonome par les sociétés partenaires relève de leurs propres politiques de confidentialité, sur lesquelles Var Group n’exerce aucun contrôle.
Obligations légales de conservation : lorsqu’une disposition légale ou réglementaire impose une durée spécifique, celle-ci prévaut sur les durées indiquées ci-dessus.
À l’expiration des durées applicables, les données sont supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.
3. Nature de la fourniture des données
La fourniture de données à caractère personnel est facultative. Elle est toutefois nécessaire pour permettre aux co-responsables de répondre aux demandes d’informations ou d’assistance. Le non-renseignement des champs obligatoires empêche l’envoi de la demande.
La fourniture de données aux fins des traitements visés aux points 1.2 et 1.3 est entièrement facultative et sans incidence sur le traitement de la demande de contact. Aucune conséquence ne résulte du refus de donner son consentement à ces traitements.
4. Destinataires des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :
Autorités publiques et administrations : en exécution d’une obligation légale, réglementaire ou d’une décision de justice.
Sociétés partenaires : uniquement sur la base du consentement spécifique des utilisateurs, conformément au point 1.3.
Sous-traitants : prestataires agissant pour le compte des co-responsables dans le cadre de l’article 28 du RGPD, liés par des clauses contractuelles garantissant un niveau de protection équivalent.
Les données à caractère personnel ne font l’objet d’aucun transfert en dehors du territoire de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. [Cette mention doit être confirmée ou complétée après audit des outils utilisés par Var Group.]
Les données ne font l’objet d’aucune diffusion à un nombre indéfini de personnes.
5. Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, les utilisateurs disposent des droits suivants :
Droit d’accès (article 15 du RGPD) : obtenir la confirmation que des données les concernant sont traitées et, le cas échéant, y accéder ainsi qu’aux informations relatives aux conditions du traitement.
Droit de rectification (article 16 du RGPD) : obtenir la correction des données inexactes ou incomplètes les concernant.
Droit à l’effacement (article 17 du RGPD) : obtenir la suppression de leurs données dans les cas prévus par le RGPD, notamment lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou lorsque le consentement est retiré.
Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : obtenir la limitation du traitement dans les cas prévus par le RGPD.
Droit à la portabilité (article 20 du RGPD) : recevoir leurs données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et est effectué par des procédés automatisés.
Droit d’opposition (article 21 du RGPD) : s’opposer au traitement de leurs données pour des raisons tenant à leur situation particulière, lorsque ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime. Ce droit s’exerce sans condition lorsque le traitement est réalisé à des fins de prospection commerciale.
Droit de retrait du consentement (article 7, §3 du RGPD) : retirer à tout moment le consentement donné aux traitements fondés sur cette base, sans que ce retrait remette en cause la licéité des traitements effectués antérieurement.
Directives post-mortem (article 85 de la loi Informatique et Libertés) : pour les utilisateurs résidant en France, formuler des directives relatives à la conservation, l’effacement et la communication de leurs données après leur décès.
Ces droits peuvent être exercés à l’égard de chacun des co-responsables en écrivant à : digitallaw&[email protected]
Les co-responsables s’engagent à répondre dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande, prorogeable de deux (2) mois en cas de demande complexe ou en nombre élevé, conformément à l’article 12, §3 du RGPD.
6. Droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Conformément à l’article 77 du RGPD, les utilisateurs ont le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente s’ils estiment que le traitement de leurs données enfreint les dispositions du RGPD.
Pour les utilisateurs résidant en France :
CNIL – Commission nationale de l’informatique et des libertés | 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 | www.cnil.fr
Pour les utilisateurs résidant dans d’autres États membres, la réclamation peut être introduite auprès de l’autorité de contrôle de leur pays de résidence, notamment :
Italie (Garante) : www.garanteprivacy.it
Allemagne (BfDI) : www.bfdi.bund.de
Espagne (AEPD) : www.aepd.es
Autriche (DSB) : www.dsb.gv.at
Estonie (AKI) : www.aki.ee
Roumanie (ANSPDCP) : www.dataprotection.ro
Ce droit s’exerce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
7. Délégué à la protection des données (DPO)
Les co-responsables ont désigné un Délégué à la protection des données (DPO) conformément à l’article 37 du RGPD, compétent pour répondre à toute question relative à la protection des données traitées par les co-responsables.
Contact DPO : [email protected]
8. Accord de co-responsabilité
Conformément à l’article 26 du RGPD, les sociétés co-responsables ont conclu un accord définissant leurs obligations respectives en matière de protection des données, notamment le point de contact unique pour les personnes concernées.
Les éléments essentiels de cet accord sont communicables sur demande à l’adresse : digitallaw&[email protected]
Indépendamment du contenu de cet accord, les utilisateurs peuvent exercer leurs droits à l’égard de chacun des co-responsables du traitement.
La présente politique de confidentialité est susceptible d’être mise à jour afin de refléter les évolutions législatives et réglementaires applicables ou les modifications des traitements mis en œuvre par les co-responsables. Toute modification substantielle sera portée à la connaissance des utilisateurs par tout moyen approprié.